Los pedidos, los partes y los albaranes llegan en papel o en PDF, alguien los teclea en otro sistema y el original acaba en una carpeta. Funciona hasta el día que hay que saber qué pasó con un pedido, o que el software de gestión tiene que hablar con otro.
Los pedidos, los partes y los albaranes llegan en papel o en PDF, alguien los teclea en otro sistema y el original acaba en una carpeta. Funciona hasta el día que hay que saber qué pasó con un pedido, o que el software de gestión tiene que hablar con otro. Esta página explica cómo se pasa del documento al dato, por dónde se empieza y qué se entrega.
Para empezar basta con describir el proceso. No envíe credenciales ni bases de datos.
Solicite su diagnóstico Proportione Legacy
Cada consulta tiene su sección, con sus propias preguntas:
Un PDF es una fotografía del documento. Se puede archivar y leer, pero no se puede buscar por cliente, sumar por mes ni cruzar con el stock sin que alguien lo teclee. Mientras el dato viva solo en el papel o en el PDF, cada vez que se necesita hay que volver a escribirlo, y cada reescritura es una ocasión de error.
Digitalizar un proceso es otra cosa: es que el dato exista como dato, con su campo, su formato y su regla de validación, en el sistema que lo usa. El documento pasa a ser un justificante y no la fuente.
Empezamos por un diagnóstico de sus datos y procesos antes de elegir destino. Entrega un inventario de procesos y datos, las opciones (construir, comprar o conectar) y una propuesta de alcance por fases.
Qué significa para usted: sabe qué documentos mueven su operación y qué datos llevan, antes de decidir nada. Siguiente paso: elegir la sección de abajo que se parece a su caso.
Los documentos ya existen y van a seguir llegando: facturas y albaranes de proveedores, formularios rellenados a mano, PDF por correo. Digitalizar el proceso es decidir cómo se extrae de cada uno el dato que importa y a qué sistema va (por ejemplo, un software de gestión empresarial), con alguien que revisa lo que no cuadra.
Que el documento sea legible por un programa, que el dato extraído sea fiable y que haya una persona que revise las excepciones son tres cosas distintas, y se resuelven por separado. El diagnóstico las separa.
Qué significa para usted: no tiene que elegir entre «seguir tecleando» y «cambiarlo todo»: hay una vía intermedia que parte de lo que ya tiene. Siguiente paso: pedir el diagnóstico.
No siempre con la misma fiabilidad. Un PDF generado por un programa es muy distinto de una fotografía de un papel manuscrito. Por eso el diagnóstico revisa una muestra real de sus documentos antes de proponer una vía, y se define qué pasa con los que no se leen bien.
Suele hacer falta, al menos al principio y para las excepciones. Lo que se diseña es que revise solo lo dudoso y no cada documento. Los criterios de aceptación fijan qué se considera correcto antes de empezar.
Leer un documento para sacarle el dato es el plan B. El plan A es que el dato no nazca en papel: que quien lo origina lo escriba una vez, en un formulario, un portal o una aplicación, con las reglas de validación puestas en el origen, y que llegue ya estructurado al sistema que lo usa.
Un parte de trabajo rellenado en una pantalla, con campos obligatorios y listas cerradas, no necesita que nadie lo interprete después. Un pedido que entra por un formulario no se teclea dos veces.
Qué significa para usted: cada documento que deja de nacer en papel es un dato que se escribe una vez y se usa en todas partes. Siguiente paso: si quiere ver cómo construimos este tipo de aplicaciones, consulte desarrollo de software a medida.
No necesariamente. Si el proceso es corriente, un producto de mercado puede cubrirlo. Se construye cuando el proceso es propio y forzarlo en un producto costaría más que hacerlo a medida. El diagnóstico compara construir, comprar y conectar con datos de su caso.
Es frecuente. El proceso se diseña para convivir con ambos: lo que entra digital se aprovecha tal cual y lo que entra en papel o PDF pasa por la captura de la sección anterior. Con el tiempo se puede acordar con cada tercero un formato mejor.
Conviene no digitalizar toda la empresa a la vez. Se empieza por un proceso, el que más importa, y lo que se aprende se aplica al siguiente.
No hace falta que el proceso sea el mayor. Hace falta que sea importante y que se pueda acotar.
Se define qué documentos entran, qué dato sale y qué sistema lo recibe. Cuando el caso lo pide, se hace un piloto acotado, con criterios de aceptación fijados de antemano, antes de seguir con el resto de procesos.
Qué significa para usted: sale del diagnóstico con un orden de procesos y con el primero bien delimitado. Siguiente paso: pedir el diagnóstico y traer los dos o tres procesos candidatos.
El que combina más manos, más impacto en otros procesos y más dependencia de una persona. El diagnóstico lo ordena con su caso y deja el primer proceso delimitado en la propuesta de alcance por fases.
Se entrega por fases, con criterios de aceptación y plan de vuelta atrás. El proceso actual puede seguir en uso hasta que la fase correspondiente cumple sus criterios, y la vuelta atrás cubre el momento del cambio.
Los detalles generales están en cómo trabajamos.
1. Diagnóstico: inventario de procesos y datos, opciones (construir, comprar o conectar) y propuesta de alcance por fases. 2. Piloto acotado, con criterios de aceptación fijados de antemano, antes de seguir, cuando el caso lo pide. 3. Entrega por fases, con criterios de aceptación y plan de vuelta atrás. 4. Traspaso: documentación, exportación y custodia comprobables. El código es suyo, y así queda en el contrato.
Qué significa para usted: en cada momento sabe qué se ha entregado, qué falta y cómo se vuelve atrás. Siguiente paso: pedir el diagnóstico.
El orden que seguimos es este: primero se digitaliza la operación, de modo que el dato nazca digital y ordenado; después se abre el software antiguo con APIs y conectores para unirlo con el resto, y solo entonces se plantea la IA encima. Esta página es el primer tramo.
La IA ya no es un asunto lejano: según el INE, el 21,1 % de las empresas de 10 o más empleados la usaba en el primer trimestre de 2025. Que esté al alcance no cambia el orden: una IA sobre documentos sin ordenar hereda el desorden de los documentos.
La IA puede ejecutarse en su propio servidor y, si hace falta, sin conexión a Internet. Es la misma opción que describimos en migración de sistemas legacy y en inteligencia artificial en la empresa. Si quiere profundizar, lea IA con software legacy: por dónde empezar.
Qué significa para usted: sus datos no tienen por qué salir de sus instalaciones. Siguiente paso: vea el conjunto en consultoría de gestión de negocio y nuestros servicios.
No. Escanear guarda una imagen del documento; digitalizar un proceso es conseguir el dato del documento, validado y en el sistema donde se usa. Escanear puede ser una parte, pero no basta.
No. Se empieza por un proceso, el que más importa, y se avanza por fases con criterios de aceptación y plan de vuelta atrás. El resto de procesos sigue como está hasta que le toca.
Depende del alcance: cuántos documentos y procesos hay, qué dato hay que sacar de cada uno y a qué sistemas debe llegar. Por eso no damos una cifra ni un plazo sin conocer su caso. La propuesta de alcance por fases es el punto donde se concreta.
No necesariamente. Si lo que tiene funciona y solo le falta recibir el dato ordenado, se conecta en lugar de sustituirlo. El diagnóstico compara construir, comprar y conectar con datos de su caso.
Sí. La extracción, la migración y la IA que se use después pueden ejecutarse en sus servidores o en hardware dedicado, incluso en una red sin conexión a Internet.
El código es del cliente, y así queda en el contrato. La documentación, la exportación y la custodia son comprobables y forman parte del diseño.
Cuéntenos qué documentos entran y qué proceso le preocupa más. Le respondemos en un máximo de dos días laborables. [Formulario corto: ver especificación en notas] Si prefiere escribirnos directamente: contacto.
Solicite su diagnóstico Proportione LegacyNo envíe credenciales ni bases de datos. Usaremos sus datos solo para responderle; más información en la política de privacidad.
