Cuando el correo vive en un servidor, los archivos en una carpeta compartida de la oficina y media operación en hojas de cálculo con macros, cambiar de entorno de trabajo no es una instalación: es decidir qué se mueve, quién lo ve y qué se deja atrás. Si está valorando pasar a Google Workspace, esta página explica cómo se plantea cada parte y qué se decide antes de tocar nada.
Cuando el correo vive en un servidor, los archivos en una carpeta compartida de la oficina y media operación en hojas de cálculo con macros, cambiar de entorno de trabajo no es una instalación: es decidir qué se mueve, quién lo ve y qué se deja atrás. Si está valorando pasar a Google Workspace, esta página explica cómo se plantea cada parte y qué se decide antes de tocar nada.
Para empezar basta con describir qué quiere mover y desde dónde. No envíe contraseñas ni copias de buzones.
Cada consulta tiene su sección, con sus propias preguntas:
Un entorno de trabajo no se reduce a sus datos. Incluye quién puede ver qué carpeta, qué lista de correo usa cada equipo, qué hoja de cálculo se abre cada lunes y quién sabe cómo funciona. Por eso la primera pregunta no es «¿con qué herramienta lo muevo?», sino «¿qué hay, quién lo usa y qué pasa si no está?».
Empezamos por un diagnóstico de sus datos y procesos antes de elegir destino. Entrega un inventario de procesos y datos, las opciones (construir, comprar o conectar) y una propuesta de alcance por fases. El destino puede ser Google Workspace entero, una parte, o ninguno: si el diagnóstico concluye que algo no conviene moverlo, se dice por escrito.
Si lo que hay detrás es un conjunto más amplio de sistemas antiguos, vea el panorama en migración de sistemas legacy.
Qué significa para usted: sabe qué contiene su entorno actual antes de decidir. Siguiente paso: elegir la sección de abajo que se parece a su caso.
Migrar a Google Workspace es llevar los buzones, las agendas y los contactos de cada persona desde el servidor de correo actual a cuentas de Google, y dejar la organización con un solo dominio, un solo directorio de usuarios y reglas comunes de acceso.
Según la documentación de Google, la herramienta de importación de la consola de administración puede traer correo, eventos de calendario y contactos, según cuál sea el servidor de origen. Lo que la herramienta no decide por usted es el resto: qué cuentas se crean, qué buzones compartidos y listas existen, desde qué fecha se importa, y qué hace cada equipo el día del cambio.
Qué significa para usted: cada persona sabe qué cambia el día del cambio y la dirección sabe qué queda fuera. Siguiente paso: pedir el diagnóstico y revisar la propuesta por fases.
Depende del origen. La documentación de Google indica que la importación puede cubrir correo, eventos de calendario y contactos, y que según el tipo de servidor de origen no todos los tipos de dato están disponibles. En el diagnóstico se comprueba, para su caso, qué se puede traer por esa vía y qué hay que mover de otra manera.
Hay que prever el caso antes de lanzarla. Según la documentación de Google, detener una importación no revierte lo ya importado, y una importación nueva duplica los contactos que ya se hubieran importado. Por eso se planifica con una prueba acotada primero y se define de antemano cómo se vuelve atrás.
Se entrega por fases, con criterios de aceptación y plan de vuelta atrás. Cómo se organiza el paso de cada grupo de personas, y qué ocurre con el correo que llega durante el cambio, se define en la propuesta por fases.
Un servidor de ficheros suele acumular años de carpetas, con permisos puestos por personas que quizá ya no estén. Migrar esos archivos a Google Drive no es copiar un árbol de carpetas: es decidir qué estructura tendrá el archivo de la empresa y quién responde de cada parte.
La diferencia de fondo está en la propiedad. Según la documentación de Google sobre unidades compartidas, al mover un archivo a una unidad compartida la propiedad pasa de la persona a la organización. Eso evita que los archivos queden ligados a quien se va y exige otro cuidado: los permisos que una carpeta heredaba de la carpeta superior no se copian, y todos los miembros de la unidad ven el contenido de la carpeta.
Qué significa para usted: el archivo de la empresa queda ordenado y con responsables, y se sabe qué permisos cambian al mover. Siguiente paso: pedir el diagnóstico e indicar cuántos servidores o carpetas compartidas hay.
Solicite su diagnóstico Proportione Legacy
No se deben dar por mantenidos. Según la documentación de Google, los permisos heredados de la carpeta superior no se copian al mover contenido a una unidad compartida. Por eso se hace un inventario de permisos antes de mover y una comprobación después, carpeta por carpeta, contra la lista aprobada.
No. El diagnóstico separa lo que se usa, lo que hay que conservar por obligación y lo que puede retirarse. Qué se conserva y por cuánto tiempo lo decide la empresa, con su asesor cuando proceda; nosotros dejamos el inventario que permite decidirlo.
Es una dependencia habitual y poco visible: un programa de gestión que deja informes en una carpeta, o un proceso que recoge ficheros de otra. Se inventarían en el diagnóstico y se decide, caso por caso, si se redirigen o si se conectan mediante APIs y conectores.
En no pocas empresas, el sistema de gestión es una hoja de cálculo con macros que alguien montó hace años. Funciona hasta que dos personas la necesitan a la vez, o hasta que quien la entiende no está. Al pasar a Google Workspace aparece una pregunta que antes no había: ¿se traslada la hoja tal cual, o es el momento de convertirla en una aplicación?
Hay tres caminos, y no son excluyentes:
Las macros se inventarían una por una antes de decidir. El método está en macros y hojas de cálculo que hacen de aplicación. Si la aplicación nueva se aloja en Google Cloud, vea migración a Google Cloud: operamos nuestros propios sistemas internos sobre Google Cloud (Cloud Run y Firestore).
Qué significa para usted: distingue entre lo que se mueve y lo que merece una aplicación, sin decidir por prisa. Siguiente paso: describirnos en el formulario qué hace la hoja y quién depende de ella.
No se dan por trasladables. Las macros se inventarían y se decide, una por una, si se conservan, se reescriben o se retiran. Una macro que automatiza un proceso confuso no se traslada: primero se ordena el proceso.
Basta mientras el proceso sea sencillo y lo use poca gente. Hace falta una aplicación cuando hay pasos con responsables, histórico, permisos distintos por rol o conexión con otros sistemas. El diagnóstico lo aclara con datos de su caso. La guía de Apps Script explica qué automatiza y qué límites tiene.
Sea cual sea el movimiento, el método es el mismo. Los detalles generales están en cómo trabajamos.
1. Diagnóstico: inventario de procesos y datos, opciones (construir, comprar o conectar) y propuesta de alcance por fases. 2. Piloto acotado, con criterios de aceptación fijados de antemano, antes de seguir, cuando el caso lo pide. 3. Entrega por fases, con criterios de aceptación y plan de vuelta atrás. 4. Traspaso: documentación, exportación y custodia comprobables. El código es suyo, y así queda en el contrato.
Qué significa para usted: en cada momento sabe qué se ha entregado, qué falta y cómo se vuelve atrás. Siguiente paso: pedir el diagnóstico.
El orden que seguimos es este: primero se ordena la operación, de modo que correo, archivos y hojas estén donde deben y con los permisos que deben; después se conectan los sistemas con APIs y conectores, y solo entonces se plantea la IA encima.
La IA puede ejecutarse en su propio servidor y, si hace falta, sin conexión a Internet. Es la misma opción que describimos en el hub de migración de sistemas legacy y en inteligencia artificial en la empresa. Si quiere profundizar, lea IA con software legacy: por dónde empezar.
Qué significa para usted: sabe en qué orden se avanza y dónde encaja la IA. Siguiente paso: vea el conjunto en consultoría de gestión de negocio y nuestros servicios.
Por un diagnóstico de sus datos y procesos, antes de elegir destino. Entrega un inventario de procesos y datos, las opciones (construir, comprar o conectar) y una propuesta de alcance por fases.
Depende del alcance: cuántas cuentas, cuántos archivos y servidores, qué permisos hay y cuántas hojas o macros hacen de aplicación. Por eso no damos una cifra ni un plazo sin conocer su caso. La propuesta de alcance por fases es el punto donde se concreta.
El correo y los archivos de una empresa suelen contener datos personales, y moverlos es un tratamiento más que conviene tener controlado. Antes de mover, conviene tener claro quién accede en el origen y quién accederá en el destino, qué permisos tiene cada carpeta, qué se conserva y durante cuánto tiempo (retención), qué se elimina del origen y cuándo, y cómo queda registrado lo que se movió. Esto es una lista de cuidados prácticos, no asesoramiento jurídico: las decisiones sobre qué se conserva y por qué base lo resuelven su responsable de protección de datos o su asesor.
Se entrega por fases, con criterios de aceptación y plan de vuelta atrás, para que cada paso se pueda comprobar y, si hace falta, deshacer. Cómo se organiza el paso de cada grupo se define en la propuesta.
Sí. La IA puede ejecutarse en su propio servidor y, si hace falta, sin conexión a Internet. Es una opción independiente de dónde estén su correo y sus archivos, y se decide después de ordenarlos.
El código es del cliente, y así queda en el contrato. La documentación, la exportación y la custodia son comprobables y forman parte del diseño.
Cuéntenos qué quiere mover y desde dónde. Le respondemos en un máximo de dos días laborables. [Formulario corto: ver especificación en notas] Si prefiere escribirnos directamente: contacto.
Solicite su diagnóstico Proportione LegacyNo envíe credenciales ni bases de datos. Usaremos sus datos solo para responderle; más información en la política de privacidad.
