Muchas empresas que trabajan con Google Workspace acaban con un puñado de pequeñas automatizaciones: una hoja que envía un aviso por correo, un formulario que rellena una pestaña, un menú propio que alguien montó un viernes por la tarde. Casi todas son Apps Script, y casi todas funcionan hasta que dejan de hacerlo.
Muchas empresas que trabajan con Google Workspace acaban con un puñado de pequeñas automatizaciones: una hoja que envía un aviso por correo, un formulario que rellena una pestaña, un menú propio que alguien montó un viernes por la tarde. Casi todas son Apps Script, y casi todas funcionan hasta que dejan de hacerlo. Esta guía explica qué es, para qué sirve bien, dónde están sus límites y cuándo conviene dar el salto a una aplicación.
Para empezar basta con contarnos qué hace hoy su hoja o su script y quién depende de él. No envíe contraseñas ni copias de documentos.
Según la documentación de Google, Apps Script es una plataforma para crear aplicaciones de negocio que se integran con Google Workspace. Usa JavaScript, se programa desde el navegador y los scripts se ejecutan en los servidores de Google.
Con él se pueden construir, entre otras cosas:
Un formulario que cae en una hoja y que, al llegar una respuesta, avisa por correo a quien debe revisarla. Un recordatorio semanal con las filas pendientes. Son procesos con pocos pasos, pocas personas y poco histórico: el terreno natural de Apps Script.
Una función propia que consulta otra hoja, una macro que da formato a un informe cada mes, un menú que lanza una exportación. Sirve mientras el cálculo se entienda y lo mantenga alguien.
Guardar en una carpeta de Drive los adjuntos de ciertos correos, crear un evento de calendario a partir de una fila, generar un documento desde una plantilla. Todo ello sin salir de Google.
Qué significa para usted: sabe qué automatizaciones son legítimas y pequeñas, y puede dejarlas donde están. Siguiente paso: hacer una lista de los scripts y macros que ya existen, con quién los creó y quién los usa.
Apps Script tiene cuotas. Según la tabla de cuotas de Google, cada ejecución puede durar como máximo 6 minutos, y hay un tiempo total diario para los disparadores que es distinto en una cuenta personal y en una cuenta de Google Workspace. También hay un número máximo de destinatarios de correo al día y de llamadas a servicios externos al día, con valores distintos según el tipo de cuenta.
Hay otros límites que no son de cuota, sino de diseño:
Por eso, antes de invertir en un script, conviene preguntarse qué pasa el día que falle: quién se entera, quién lo arregla y qué proceso queda parado.
Qué significa para usted: reconoce cuándo un script ya es una aplicación sin nombre. Siguiente paso: pedirnos el diagnóstico y llevar la lista de scripts, hojas y macros que sostienen procesos.
Dar el salto no significa tirar lo que funciona. El orden es este:
1. Inventario. Qué scripts, hojas y macros hay, quién los usa, qué datos tocan y qué dependen de qué. 2. Decidir qué se queda. Lo pequeño y estable se queda en Apps Script, con su responsable y su documentación. 3. Convertir en aplicación lo que lo pide. Un proceso con pasos, responsables, histórico y varios usuarios se plantea como desarrollo de software a medida: una aplicación con su base de datos, que sigue conectada con Workspace para que el correo, los archivos y los formularios funcionen como hasta ahora. Diseñamos y desarrollamos software a medida para empresas. 4. Conectar, no reescribir. Si el proceso toca otros programas, se conecta mediante APIs y conectores en lugar de duplicar datos.
Si lo que hay detrás de los scripts es una hoja que ya hace de sistema de gestión, vea de hojas de cálculo y macros a una aplicación. El método para inventariar macros, una por una, está en macros y hojas de cálculo que hacen de aplicación. Si la aplicación nueva se aloja en Google Cloud, vea migración a Google Cloud. El panorama general está en migración de sistemas legacy.
El método es el mismo sea cual sea el caso. Los detalles generales están en cómo trabajamos.
1. Diagnóstico: inventario de procesos y datos, opciones (construir, comprar o conectar) y propuesta de alcance por fases. 2. Piloto acotado, con criterios de aceptación fijados de antemano, antes de seguir, cuando el caso lo pide. 3. Entrega por fases, con criterios de aceptación y plan de vuelta atrás. 4. Traspaso: documentación, exportación y custodia comprobables. El código es suyo, y así queda en el contrato.
Qué significa para usted: en cada momento sabe qué se ha entregado, qué falta y cómo se vuelve atrás. Siguiente paso: pedir el diagnóstico.
Es la plataforma de Google para programar sobre Workspace. Usa JavaScript, se edita desde el navegador y los scripts se guardan en Drive y se ejecutan en los servidores de Google. Sirve para automatizar Hojas de cálculo, Gmail, Calendar, Drive y Formularios.
Se puede usar con una cuenta de Google, y existen cuotas distintas para cuentas personales y de Google Workspace. Las condiciones y límites los fija Google y pueden cambiar; la tabla vigente está en su documentación.
Hay un límite diario de destinatarios, distinto para cuentas personales y de Google Workspace. El valor vigente está en la tabla de cuotas de Google. Si su proceso envía correo en volumen, es una señal para plantear otra solución.
Los disparadores instalables se ejecutan con la cuenta de quien los creó. Si esa cuenta se elimina o pierde acceso, el disparador deja de funcionar. Conviene que cada script tenga un responsable y una documentación, y que los procesos críticos no dependan de una cuenta personal.
Basta mientras el proceso sea sencillo, lo use poca gente y un fallo no pare a otros equipos. Hace falta una aplicación cuando hay pasos con responsables, histórico, permisos distintos por rol o conexión con otros sistemas. El diagnóstico lo aclara con datos de su caso.
Depende del alcance: cuántos procesos, cuántas personas, qué datos y qué sistemas hay que conectar. Por eso no damos una cifra ni un plazo sin conocer su caso. La propuesta de alcance por fases es el punto donde se concreta.
El código es del cliente, y así queda en el contrato. La documentación, la exportación y la custodia son comprobables y forman parte del diseño.
Cuéntenos qué hace hoy su hoja o su script y quién depende de él. Le respondemos en un máximo de dos días laborables. [Formulario corto: ver especificación en notas] Si prefiere escribirnos directamente: contacto.
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